Videoconferência: como se preparar e se comportar?

Se existe um recurso que está em alta durante a quarentena é a videoconferência. Com o isolamento social, adotado para conter o avanço do novo coronavírus, boa parte das empresas e profissionais trabalha em modo home office. Dessa forma, para fazerem reuniões, tirarem dúvidas ou qualquer outra atividade rotineira, os profissionais precisam ficar “cara a cara” com a câmera.

Por meio de aplicativos exclusivos para essa finalidade, os encontros funcionam normalmente, sendo possível, até mesmo, compartilhar documentos e outros materiais que possam ser úteis ao longo da conversa. Mas afinal, qual é a melhor forma de se comportar nesses momentos? É preciso utilizar um look específico? Qual é o melhor cenário para fazer um call?

Nas últimas semanas, dúvidas como essas se tornaram frequentes. Por isso, decidimos compartilhar truques para você driblar alguns obstáculos e se sair bem daqui para frente. É só acompanhar o nosso artigo de hoje e seguir as nossas recomendações!

Prepare-se para a videoconferência

Assim como em qualquer reunião, a videoconferência exige que os participantes estejam por dentro da pauta que será abordada. Até porque não existe nada mais constrangedor no meio corporativo do que estar presente nesses encontros e não entender o que é proposto.

Para evitar situações embaraçosas, invista em um belo planejamento. Pelo menos um dia antes do compromisso agendado, procure levantar informações que possam ser importantes para o bate-papo — esteja você se preparando para uma reunião de negócios, entrevista de emprego ou qualquer outro encontro rotineiro do mundo corporativo.

Esse material poderá ser mostrado por meio de tópicos ou, em casos mais elaborados, em uma apresentação de slides mais atrativa.

Teste os equipamentos com antecedência

Vivemos em uma era tecnológica, é verdade. Porém, nada impede que alguns equipamentos eletrônicos comecem a falhar. E acredite: isso pode acontecer no momento em que você mais precisar, como em uma videoconferência.

A melhor maneira de evitar “passar vergonha”, caso um microfone falhe ou uma câmera desligue inesperadamente, é testá-los. Realize testes quantas vezes for preciso antes de começar a reunião.

Inclusive, em se tratando do computador, a recomendação é sempre manter o seu sistema operacional atualizado, com bom espaço de memória livre e conexão à internet excelente.

Encontre um bom local para a videoconferência

Analisar o cenário ao seu redor é fundamental. Aqui, é importante lembrar que todo o ambiente que a câmera focar será transmitido para os demais participantes da videoconferência.

Sendo assim, escolha um local esteticamente agradável, que tenha uma boa iluminação natural e conte com lâmpadas direcionadas e potentes. Investir na decoração também é uma boa pedida, desde que você não cometa exageros.

Pôsteres, almofadas e outros adornos podem acabar comprometendo o visual e, até mesmo, tirar a atenção dos participantes. O segredo é sempre prezar pelo equilíbrio. Coloque um elemento ou outro, inclua uma estante de livros ou, simplesmente, escolha uma parede bonita de sua residência.

E não é só isso, viu? Focar no visual do ambiente é bom, mas prezar pelo conforto é melhor ainda. Durante a escolha do local ideal, veja também se ele é confortável. Dê preferência a um espaço arejado e silencioso.

Se possível, invista em um bom par de cadeira e mesa, que permita manter os pés no chão e apoiar os cotovelos.

Pense no look e mantenha a postura

Não é porque você está em casa que o visual precisa ser deixado de lado. Muito pelo contrário: uma vez trabalhando em modo home office, será fundamental mostrar para a sua equipe como você se preocupa com a aparência. Pijama, moletom ou camiseta? Nem pensar! Em vez disso, prefira vestir uma boa camisa básica, uma blusa polo ou um suéter.

O mesmo vale para a calça, que pode surgir em modelos jeans, de sarja ou, simplesmente, a boa e velha alfaiataria. Já os pés podem receber uma folga — desde que o enquadramento da câmera não foque neles. Para tanto, está liberado substituir o clássico sapato social por um tênis, um sapatênis, uma pantufa ou até deixar os pés descalços. Você é quem manda!

Evite interrupções durante a videoconferência

Sem dúvida, o primeiro truque de etiqueta para uma videoconferência é evitar interrupções. Se você não quer perder o foco ou atrapalhar o desenrolar da reunião, procure desligar o seu smartphone e os demais aparelhos eletrônicos.

Caso você more com outras pessoas, tente avisá-las sobre o encontro virtual, pedindo para não ser incomodado. Tomar esse cuidado é extremamente valioso, principalmente porque a rotina de muitos profissionais, mesmo em isolamento social, continua corrida.

Dica extra

Existe um tipo de interrupção muito comum nas videoconferências — que é quando, sem perceber, acabamos atropelando a fala de outra pessoa.

Normalmente, isso acontece por conta de um delay na conexão, que pode atrapalhar o desempenho da conversa e atrasar a fala dos participantes.

Portanto, antes de se pronunciar, considere aguardar alguns segundos para garantir que ninguém esteja falando para, assim, não interromper ninguém.

Anote tudo e aja de acordo com a ocasião

Tenha em mente que uma videoconferência funciona como qualquer outra reunião. Ou seja, você precisará estar por dentro dos assuntos e agir adequadamente.

Para não perder nenhuma informação relevante, procure realizar esse encontro virtual com um bloco de anotações ou uma agenda ao lado, sempre anotando dados, tarefas e o que mais você considerar relevante.

Ainda é essencial cumprimentar os demais participantes e, em hipótese alguma, sair da frente do computador para se alimentar.

Lanchinhos durante a videoconferência? É melhor não. Quando isso acontece, o profissional transmite a impressão de que não se importa com a conversa e nem possui comprometimento com as suas atividades.

Por último, tente deixar a timidez de lado. Para se comunicar com os seus chefes, parceiros ou clientes, “dar as caras” é mais que necessário nessa época que vivemos. Portanto, apareça em vídeo. Até porque ninguém vive sozinho; bons relacionamentos são fundamentais.

E aí, gostou de conferir as nossas dicas exclusivas para tornar a sua videoconferência um sucesso? Então, compartilhe este artigo com os seus colegas. É só publicar o link nas redes sociais e manter o pessoal atualizado!

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